Huisregels

Huisregels geldig voor begeleiders/leden en bezoekers 

Doel  

Doel is een gastvrije en voor iedereen veilige omgeving te bieden waarbij we zorgvuldig omgaan met elkaar en met de kostbare apparatuur. Deze regels gelden voor alle leden, begeleiders en bezoekers van Sterrenwacht Halley.   

Publieksactiviteiten   

  • Publieksactiviteiten zijn lezingen, groepsbezoeken en publieksavonden voor niet-leden van de sterrenwacht, verzorgd door de begeleiders van Halley.  
  • Voor bezoekers geldt toegang uitsluitend op basis van reservering, tenzij anders bepaald.  
  • De coördinator, aan de balie, bepaalt wanneer de deuren sluiten, of laatkomers binnen mogen komen en is het aanspreekpunt voor bezoekers.  
  • Er mogen maximaal 50 personen gelijktijdig binnen zijn (Exclusief leden en begeleiders).  
  • Er zijn minimaal 2 Halley-leden aanwezig: 1 in de rol van coördinator en 1 begeleider die meehelpt.    
  • De coördinator organiseert het team begeleiders van die avond.  
  • Leden zijn uiteraard welkom op de publieksactiviteiten, zolang er plek is. Leden stellen zich dienstbaar op maar nemen nooit de taken over van ingeroosterde begeleiders, tenzij de coördinator dit bepaalt.  
  • Halley-leden die als begeleiders betrokken zijn bij activiteiten met minderjarigen hebben een VOG. (Wij verwachten dit in het najaar van 2026 geregeld te hebben)
  • De activiteit is pas voorbij als we er een leuk bericht over hebben geschreven voor onze verschillende kanalen (HP, socials, etc.). Maak een paar foto’s en deel deze met wat tekst met het marketing-team. Zie ook stukje over privacy.   

Veiligheid en noodprocedures  

  • Wees alert op je veiligheid in het donker: traptreden zijn gemarkeerd maar een ongeluk zit in een klein hoekje.  
  • Bezoekers dienen zich in geval van alarm naar de dichtstbijzijnde nooduitgang te begeven.  
  • Voorafgaand aan een publieksactiviteit spreekt de coördinator samen met de aanwezige Bhv’er met de begeleiders de basis noodprocedures (locatie EHBO-koffer, blusmiddelen,) en het ontruimingsplan (nooduitgangen vrij).   
  • Incidenten (valpartij, bijna-ongeval, materiaaldefect, conflict) worden door de coördinator geregistreerd in het incidentenboek.  

Lichtdiscipline   

  • We verlichten de koepels en het dakterras met rood licht, want dan blijven onze ogen gewend aan het donker.  
  • Flits, felle telefoonschermen en witte zaklampen zijn tijdens het waarnemen niet toegestaan;   
  • Het gebruik van laserpointers is verboden voor bezoekers en leden.  Begeleiders mogen ze gebruiken maar kennen de restricties. 
  • Begeleiders/leden spreken zonodig bezoekers/leden hier vriendelijk op aan en leggen uit waarom dit ongewenst is.  

Huisdieren  

  • Geen huisdieren op het terrein of in de sterrenwacht tijdens publieksavonden en evenementen. Uitzondering: erkende hulphonden.  

Kinderen en begeleiding  

  • Kinderen staan onder toezicht van een volwassene.  Rennen en klimmen is niet toegestaan.  

Omgangsvormen   

  • Tijdens publieksavonden en lezingen zetten we telefoons op stil.   
  • Fotograferen zonder flits is toegestaan;   
  • Bij lezingen is van belang om zachtjes te praten in de tentoonstellingsruimte,   
  • De dienstdoende begeleiders spreken bezoekers en leden vriendelijk en consequent aan; bij herhaald verstoren kan de coördinator personen vragen om de ruimte te verlaten.  
  • Begeleiders en leden zijn altijd ontvankelijk voor inhoudelijke vragen en verwijzen naar elkaar door als ze het antwoord schuldig moeten blijven.  

Apparatuur en ruimtes  

  • Telescopen en koepels worden uitsluitend bediend door getrainde begeleiders.  
  • Geen eten/drinken bij apparatuur; flessen alleen afgesloten en op afstand van elektronica.  
  • Voorafgaand aan en na afloop van elke sessie doorloopt de begeleider een checklist (openen/sluiten koepels, unpark/park, stroom, kappen, oculairs veilig opbergen etc.).  
  • Bijzonderheden worden vastgelegd in het logboek.  

Gezondheid, middelen, eten en roken  

  • Roken/vapen alleen buiten op aangewezen plek.  
  • Geen alcohol of drugs tijdens publieksactiviteiten   
  • Eten (lunch/avond) doen we thuis, eten in aanwezigheid van publiek is onwenselijk 
  • Bij twijfel over veiligheid/geschiktheid van een bezoeker: escaleer naar coördinator.  

Privacy en media  

  • Groepsfoto’s alleen na toestemming;  
  • Respecteer verzoeken om niet gefotografeerd te worden.  
  • Vraag om toestemming voor gebruik van foto’s op social media daar waar bezoekers herkenbaar op staan  
  • Er zijn bewakingscamera’s waarvan de beelden door het bestuur van de vereniging en/of de stichting geraadpleegd kunnen wanneer er daarvoor aanleiding is (vernieling, grensoverschrijdend gedrag, …)  
  • Alle data worden ongeveer 1 maand bewaard en daarna vernietigd.   

Materiaalbeheer en onderhoud  

  • Defecten aan apparatuur direct melden en noteren in logboek; geen ad-hoc reparaties zonder toestemming van het bestuur   
  • Sleutels en toegangsbadges volgens uitgifte- en retourprotocol.  

Klachten en incidentafhandeling  

  • Ontvang klacht met begrip; zoek snelle oplossing of alternatief. Klachten worden genoteerd in het logboek met datum, naam (indien gegeven), actie.  

 Vrijwilligersgedrag en integriteit  

  • Wees aanspreekbaar, duidelijk en gastvrij.  
  • Geen discussies over interne zaken voor publiek; feedback intern na afloop.